Juridisch

Privacyverklaring

Sint-Michiel vzw hecht veel belang aan de bescherming van persoonsgegevens en verwerkt deze uitsluitend in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) — Verordening (EU) 2016/679 — en de Belgische uitvoeringswetgeving (Wet van 30 juli 2018).

Deze verklaring beschrijft welke persoonsgegevens Sollicitaties verwerkt, met welk doel, op welke rechtsgrond en hoelang, en welke rechten betrokkenen hebben. Sollicitaties is een ICT-beheersplatform van scholengroep Sint-Michiel en scholengroep Arkorum, bereikbaar via https://mangu.sint-michiel.be.

Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4(7) AVG is:

Sint-Michiel vzw
Kattenstraat 33 · 8800 Roeselare
051 62 12 00 · info@sint-michiel.be
KBO: BE0472.817.986

Functionaris voor gegevensbescherming (FG/DPO)

Sint-Michiel vzw heeft een Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) aangesteld overeenkomstig artikel 37 AVG. U kunt de FG bereiken via:

paul.debrabander@sint-michiel.be

Arkorum vzw heeft een Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) aangesteld overeenkomstig artikel 37 AVG. U kunt de FG bereiken via:

gino.demeester@katholiekonderwijs.vlaanderen

Welke persoonsgegevens verwerken we?

Authenticatie en toegangscontrole

Gegevens Microsoft Entra ID-gebruikersidentificatie, tenant-ID, naam, aanmeldnaam en toegewezen approllen van medewerkers
Doel Identiteitsverificatie en toegangscontrole via Microsoft Entra ID (OIDC)
Rechtsgrond Art. 6(1)(e) AVG — verwerking noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang (onderwijsopdracht)
Bewaartermijn Aanmeldsessie maximaal 30 minuten; de applicatie bewaart geen Microsoft-toegangstokens

Medewerkersbeheer

Gegevens Naam, voornaam, e-mailadres, schoolcode, functie, afdelingen, instellingstype
Doel Gebruikers- en rolbeheer binnen Sollicitaties
Rechtsgrond Art. 6(1)(e) AVG — onderwijsopdracht
Bewaartermijn Zolang de medewerker actief is bij de scholengroep; daarna maximaal 730 dagen (standaard, configureerbaar) na verdwijnen uit Microsoft 365

Apparaatbeheer

Gegevens Serienummer, modelnaam, OS-versie, eigenaar, locatiegegevens (GPS, tijdelijk), toewijzing
Doel Beheer van ICT-apparaten van de scholen en medewerkers
Rechtsgrond Art. 6(1)(e) AVG — onderwijsopdracht
Bewaartermijn GPS-coördinaten: max. 10 dagen; overige apparaatdata: zolang het apparaat actief is

Afwezigheidsbeheer

Gegevens Naam leerling/medewerker, datum, type afwezigheid, reden
Doel Verwerking en synchronisatie van afwezigheidsmeldingen via Smartschool
Rechtsgrond Art. 6(1)(e) AVG — onderwijsopdracht
Bewaartermijn Huidig schooljaar; afwezigheidsdata wordt automatisch gewist na afloop van het schooljaar (1 september)

Smartschool-synchronisatie (leerlingen)

Gegevens Naam, voornaam, e-mailadres, adres, geboortedatum, rijksregisternummer, Wisa-nummer, groepen, afwezigheidscodes
Doel Synchronisatie van leerlingendata tussen Sollicitaties en Smartschool
Rechtsgrond Art. 6(1)(e) AVG — onderwijsopdracht
Bewaartermijn Standaard 365 dagen na de laatste synchronisatie (configureerbaar); afwezigheidsgegevens: huidig schooljaar

Smartschool-synchronisatie (personeelsleden)

Gegevens Naam, voornaam, e-mailadres, adres, geboortedatum, rijksregisternummer, schoolcode, groepen, functies
Doel Synchronisatie van personeelsdata tussen Sollicitaties en Smartschool
Rechtsgrond Art. 6(1)(e) AVG — onderwijsopdracht
Bewaartermijn Standaard 365 dagen na de laatste synchronisatie (configureerbaar)

Microsoft 365-synchronisatie (leerlingen)

Gegevens Displaynaam, e-mailadres, UPN, voornaam, achternaam, leerlingennummer
Doel Synchronisatie van leerlingaccounts vanuit Microsoft 365
Rechtsgrond Art. 6(1)(e) AVG — onderwijsopdracht
Bewaartermijn Standaard 365 dagen na verwijdering uit Microsoft 365 (soft delete, configureerbaar)

GLPI-integratie

Gegevens Apparaatdata, toegewezen gebruiker, technische entiteiten
Doel ICT-inventarisatie en ticketbeheer
Rechtsgrond Art. 6(1)(e) AVG — onderwijsopdracht
Bewaartermijn Conform GLPI-retentiebeleid

Wisa-integratie

Gegevens Leerling- en personeelsdata uit Wisa
Doel Synchronisatie van administratieve data
Rechtsgrond Art. 6(1)(e) AVG — onderwijsopdracht
Bewaartermijn Conform Wisa-retentiebeleid

Applicatielogboeken (Serilog/Seq)

Gegevens IP-adres, tijdstip, opgevraagde URL, HTTP-statuscode, User-Agent, UPN (bij foutieve aanvragen)
Doel Beveiliging, detectie van misbruik en technische foutopsporing
Rechtsgrond Art. 6(1)(f) AVG — gerechtvaardigd belang (beveiliging van de IT-infrastructuur)
Bewaartermijn Max. 1 maand (maandelijkse purge)

Foutlogboeken (ErrorLog)

Gegevens Gebruikersnaam (UPN), opgevraagde URL, controller/actie, foutmelding, User-Agent
Doel Technische foutopsporing en kwaliteitsbewaking
Rechtsgrond Art. 6(1)(f) AVG — gerechtvaardigd belang (beveiliging van de IT-infrastructuur)
Bewaartermijn Max. 14 dagen (wekelijkse purge)

Bijzondere aandacht: GPS-locatiedata

Sollicitaties beschikt over een module voor apparaatlocatiebevraging (GPS-coördinaten van devices). Specifieke waarborgen:

  • GPS-coördinaten worden maximaal 10 dagen bewaard.
  • Locatiebevraging is enkel mogelijk voor bevoegde ICT-beheerders.
  • Locatiedata wordt in principe niet gedeeld buiten de scholengroep. Op wettelijk verplicht verzoek van gerechtelijke autoriteiten (politie, parket, onderzoeksrechter) of andere bevoegde instanties kan Sint-Michiel vzw gehouden zijn deze data te verstrekken, conform de toepasselijke wetgeving.

Wie ontvangt uw gegevens?

Uw gegevens worden niet verkocht of doorgegeven aan derden voor commerciële doeleinden. In het kader van de werking van de applicatie zijn de volgende verwerkers betrokken:

Verwerker Microsoft
Rol Entra ID authenticatie, opslag directorygegevens
Basis Verwerkersovereenkomst conform art. 28 AVG; gegevens in EER (EU Data Boundary)
Verwerker Smartschool (Gemeente.nu / Smartbit)
Rol OAuth-authenticatie, data-synchronisatie
Basis Verwerkersovereenkomst conform art. 28 AVG
Verwerker Wisa bvba
Rol Administratieve data-synchronisatie
Basis Verwerkersovereenkomst conform art. 28 AVG
Verwerker GLPI (on-premise Sint-Michiel)
Rol ICT-inventarisatie en ticketbeheer
Basis Intern systeem; geen doorgifte aan derde
Verwerker Serilog/Seq (on-premise)
Rol Logging en monitoring
Basis Intern systeem; geen doorgifte aan derde

Er vindt geen doorgifte van persoonsgegevens plaats naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), tenzij op wettelijk verplicht verzoek van bevoegde autoriteiten.

Uw rechten als betrokkene

De AVG kent u de volgende rechten toe. U kunt deze uitoefenen door contact op te nemen met de verwerkingsverantwoordelijke of de FG.

Art. 15 Recht op inzage — U kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
Art. 16 Recht op rectificatie — U kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten verbeteren.
Art. 17 Recht op gegevenswissing — U kunt in bepaalde gevallen vragen uw gegevens te verwijderen ("recht op vergetelheid").
Art. 18 Recht op beperking — U kunt de verwerking van uw gegevens tijdelijk laten beperken.
Art. 20 Recht op overdraagbaarheid — U kunt uw gegevens in een gangbaar formaat opvragen (van toepassing bij geautomatiseerde verwerking op basis van toestemming of overeenkomst).
Art. 21 Recht van bezwaar — U kunt bezwaar maken tegen de verwerking op basis van art. 6(1)(e) of 6(1)(f) AVG.

Wij streven ernaar uw verzoek te beantwoorden binnen 30 dagen na ontvangst (art. 12 AVG). In complexe gevallen kan deze termijn met twee maanden verlengd worden; u wordt hiervan tijdig op de hoogte gebracht.

Contact voor privacyvragen

Voor vragen over deze privacyverklaring, het uitoefenen van uw rechten of het melden van een datalek:

paul.debrabander@sint-michiel.be 051 62 12 00

Klacht indienen bij de toezichthouder

Indien u van mening bent dat uw persoonsgegevens niet correct verwerkt worden en wij uw bezwaar niet naar behoren hebben behandeld, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) (art. 77 AVG).

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) Drukpersstraat 35 · 1000 Brussel
contact@apd-gba.be · +32 2 274 48 00 · www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Wijzigingen aan deze verklaring

Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer de werking van de applicatie of de toepasselijke wetgeving dit vereist. Bij ingrijpende wijzigingen worden bevoegde gebruikers hiervan op de hoogte gebracht.

Opgesteld op

27 april 2026

Laatste wijziging

18 mei 2026